ERP и системы управления бизнес-процессами
В России опыт внедрения ERP-систем насчитывает десятилетия и менеджеры уже далеки от иллюзий панацеи по отношению к системам управления бизнесом. Тем не менее «в умелых руках» они дают эффект, позволяющий экономить ресурсы для осуществления административного управления организацией. Особенно, если организация имеет рутинные бизнес-процессы и территориально распределена.
В чем такая экономия может быть выражена? Прежде всего, это сокращение трудозатрат. В России традиционно на процессы управления: организацию, координацию, контроль – приходится избыточное количество трудозатрат. Их высвобождение ведет к усилению внимания стратегии, инновациям, анализу, качеству при соответствующей мотивации. Например, в России только не более 25% приходятся на компании, которые сосредоточены на бизнес стратегии и контролируют принятие решений в соответствии с ней . Остальные «утопают» в текущих делах.
Основа снижения трудозатрат управления – переход на «управление по отклонениям». Это достаточно известный метод управления и ERP-система позволяет повысить точность и скорость расчета отклонений, взять на себя рутину таких расчетов.
Второй путь использования систем заключается в ускорении процессов коммуникации опять же при общем снижении объема трудозатрат менеджмента. В распределенных организациях особенно важны коммуникации, поскольку расстояния уменьшают чувство ответственности и причастности к «общему делу».
В качестве примера приведем результаты внедрения ERP Microsoft Dynamics AX в компании ООО «ТРАК-ЦЕНТР Казань», завершенное совместно с консультантами ООО «НОРБИТ»:

Таким образом, в части управления отклонениями система оказывает информационную поддержку в следующих областях:

• Скорость согласования договоров и заявок на оплату;
• Единые стандарты обслуживания клиентов;
• Реализация политики наценок при продаже;
• Сравнение складских остатков и нормативов с расчетом предложений по оптимизации.

В части ускорения коммуникаций компания «ТРАК-ЦЕНТР Казань» получила эффект от согласования договоров и заявок на оплату между территориально распределенными подразделениями. Причем такое согласование было проблематично реализовать в специализированных системах документооборота по причине тесной связи с другими данными и модулями ERP-системы, например, в части бюджетного контроля или разрешения на отгрузку.
Рассмотрим более подробно особенности внедрения некоторых функциональных областей.

Централизованное ведение НСИ и управление работами сервиса
Основные усилия были сосредоточены на справочниках контрагентов, запасных частей (номенклатуры), услуг сервиса и объектах сервисного обслуживания (автотехники). Подход к каждому справочнику основывался на трех основных принципах:

1. Определение источников заполнения справочников, автоматизированная связь с полезными источниками.
2. Регламент ведения справочников федеральной сети.
3. Разработка автоматизированных инструментов контроля ведения справочника для минимизации влияния человеческого фактора.

В итоге была реализована связь со справочниками производителей запасных частей, подготовлена структура справочника работ, разработаны подробные регламенты ведения справочников, определены единые принципы нормирования работ (класс сложности нормо-часов), введен контроль проверки ИНН/КПП контрагентов, наличия аналогов запчастей и пр.
В настоящее время конечные пользователи ООО «ТРАК-ЦЕНТР Казань» инициируют в ИТ-отдел улучшение эргономики ведения НСИ в Системе, что характеризует высокую степень заинтересованности в использовании единых справочников и постоянное улучшение процесса ведения НСИ.

Управление договорами и заявками на оплату
Задача ускорения согласования договоров и заявок на оплату была одной из первых на проекте. От ее реализации зависели удовлетворенность клиента, стабильность штата сотрудников при многократном росте федеральной сети и повышение исполнительской дисциплины. Достигнуть такого результата позволили следующие организованные через систему бизнес-процессы:

• В части согласования договоров:
  - Создание единой базы контрагентов и действующих договоров с историей их заключения;
  - Анализ статистики и причин нет заключения договоров;
  - Контроль ограничений, накладываемых договорами;
  - Актуализация договоров (запрет работы по завершенным договорам);
  - Анализ времени согласования договоров – поиск «узких» мест.
• В части согласования заявок на оплату:
  - Ведение и согласование заявок на оплату;
  - Бюджетный контроль;
  - Учет дебиторской и кредиторской задолженности;
  - Платежный календарь (сотни платежей в день).

Надо отметить, что достижение эффекта было бы невозможно без должной организации работы казначейства и юридической службы.

Контроль минимального склада
Бизнес компании ориентирован, в том числе на розничных покупателей, поэтому есть необходимость поддержания минимального запаса наиболее ходовых запасных частей. Поскольку «ручной» расчет и планирование закупки требует значительных трудозатрат, принято решение использовать Систему для расчета уровня минимальных остатков на каждом из складов и рекомендаций по закупке.
Вся номенклатура запчастей разделена по группам оборачиваемости, которые также зависят и от региона сбыта. Система анализирует историческую информацию и выдает предложения по пополнению складов посредством перемещений с другого склада или закупки у поставщика.
Это позволяет высвободить время сотрудников отдела логистика для аналитической работы. Система берет на себя рутину, причем соблюдая логику и формулы, принятые руководством для расчета минимального склада.

Мифы и реальность
Важнейшим условием эффективной работы ERP-системы как системы управления бизнес-процессами является эффективная поддержка ее функционирования. Причем не самым важным представляется использование современных систем helpdesk, хотя они тоже важны как средства эффективной коммуникации. Главное – это поддержка руководства и персональная ответственность профессионального руководителя поддержки. Причем сопровождение системы для управления бизнес-процессами важнее качества НСИ, «фишек» функциональности, дружелюбности интерфейса. Служба поддержки определяет качество управления бизнес-процессами. Если хорошо «не смазать» этот механизм, то «грош цена» утвержденным регламентам и вложенным усилиям. Как говориться, делайте выводы.
Проходит то время, когда топ-менеджмент возлагал на Систему функцию «большой красной кнопки», по нажатию которой предприятие начнет работать правильно. Однако проблемы менталитета еще накладывают ограничения на использование систем. По этому поводу очень точно выразился гуру ИТ-бизнеса Пекка Вильякайнен: «…проблема в том, что у многих российских компаний – старый образ мысли. Если у вас есть деньги, вам хочется купить что-то осязаемое, физическое. Вы не покупаете консалтинговые услуги, умные решения. Вам нужно то, что можно потрогать руками. Большой компьютер, большой автомобиль. В каком-то смысле – это старомодно. Но это пройдет… В нашем мире деньги приносят не технологии сами по себе, а их использование» .
Можно с уверенностью сказать, что компания «ТРАК-ЦЕНТР Казань» находится на пути умных решений. И сотрудничество с компанией «НОРБИТ» активно продвигает к «умным решениям» управления бизнес-процессами.

Руслан Кафиатуллин,
Заместитель руководителя департамента
Microsoft Dynamics AX компания «НОРБИТ»